Ein Blick hinter die Kulissen unseres Townhalls mit Karsten Wildberger

Zwei gelbe Sessel, zwei anthrazitfarbene Beistelltische mit Wassergläsern, zwei Mikros. Dazu drei Kameras, Leuchten in Verbandsfarben, Sitzmöglichkeiten für das Publikum und ein Livestream.  Das Setting für unsere Town Hall Meetings ist bewusst reduziert: Fokussiert, dialogisch, wie im TV-Studio auf Gespräch und den Inhalt ausgerichtet.

Bei unseren Town Halls bringen wir Spitzenpolitiker mit der Startup-Szene zusammen und sprechen über Themen, die Gründerinnen und Gründer aktuell bewegen. Zu den Gästen gehörten bisher unter anderem Robert Habeck, Lars Klingbeil und Friedrich Merz. Anfang November war es dann wieder so weit, diesmal zu Gast: Karsten Wildberger, Bundesminister für Digitales und Staatsmodernisierung. Dass Minister und Parteivorsitzende kommen, ist kein Zufall – sondern Ausdruck unseres Anspruchs, Startups auf die politische Top-Ebene zu bringen.

Was unsere Gäste nicht sehen, ist die Arbeit hinter den Kulissen. Die Regie- und Personalpläne, an denen sich Team, Partner und Dienstleister entlanghangeln, um einen reibungslosen Ablauf zu erzeugen. Ablauf, Check-in, Technik, Presse, Catering und Livestream greifen wie Zahnräder ineinander, damit der Abend reibungslos läuft. Genau hier entscheidet sich, ob ein politisches Event mehr ist als eine Bühne. Um diesem Vorhang zu lüften, haben wir mit Catharina Fichelmann, Projektleitung Events, gesprochen. Sie verantwortet Planung und Umsetzung unserer Town Hall Meetings – und weiß, was es für solch einen gelungenen Abend alles braucht.

„Am Anfang steht der Gast”, sagt Catharina “Sobald es eine Zusage gibt, beginnt ein eng getakteter Abstimmungsprozess. Dazu gehören Terminfindung mit Ministerien oder Parteien, die Auswahl eines passenden Partners sowie die Suche nach einer Location, in der sich unser Studio-Setting technisch und ansprechend umsetzen lässt.

Der Partner spielt also eine zentrale Rolle. In der Regel kommt er aus dem Startup-Ökosystem oder passt thematisch zum politischen Gast. Wichtig ist auch, dass es eine entsprechende Location gibt, in der wir das Studio-Setting aufbauen können. Kamera, Licht, Ton und Publikum – alles muss zusammenpassen.

Parallel startet die inhaltliche Arbeit: Welchen Themen sind politisch relevant? Welche Fragen soll unsere Vorstandsvorsitzende Verena Pausder stellen? Gleichzeitig planen wir den Abendablauf, es laufen enge Abstimmungen mit Ministerien, BKA und Dienstleister müssen angefragt sowie fortlaufend koordiniert werden. Wir stimmen ab, wer die Begrüßungen übernimmt, verschicken ein save-the-date und schreiben im nächsten Schritt Regiepläne, Personalpläne und Briefings.“

Mit vielen Dienstleistern arbeitet das Event-Team inzwischen seit Jahren zusammen. Unser Technik-Partner VISIONARY weiß, was wir brauchen und was wir uns wünschen. “Gerade bei den politischen Formaten ist das ein großer Vorteil”, erklärt Catharina. “Eingespielte Teams sparen Zeit, reduzieren Risiken und schaffen Vertrauen – bei uns, bei den Gästen und im Nachgang laufen Prozesse automatisch.”

Die Town Hall Meetings sind Teamarbeit. Alle packen mit an und sind daran beteiligt, dass am Ende alles läuft. Dazu gehören die Betreuung der politischen Gäste und der Pressevertreter*innen, die Begleitung auf Social Media sowie der Empfang der Gäste. Ziel ist, dass jeder weiß, wo er wann sein muss – und sich auf seine Rolle konzentrieren kann. 

Am Tag selbst gliedert sich die Arbeit in drei Phasen: die Vorbereitung vor Ort, die Begleitung des Events und die „Abrundung des Abends“ sind wichtig.

Vorbereitung: Aufbau, Proben, finale Ablaufchecks (Lauf- und Fotowege)
Durchführung : Einlass, Social Media, Stream-, Ton-, Timingkontrolle und Gästebetreuung
Nachbereitung: Abbau, Follow-ups für Politik, Partner, Presse und Dienstleister

Warum dieser Aufwand notwendig ist, zeigte sich besonders deutlich am 6. November 2024. An diesem Abend - seit Monaten geplant - findet das Town Hall mit dem jetzigen Bundeskanzler Friedrich Merz statt, damals noch CDU-Parteivorsitzender. An den Tagen zuvor und am Tag selbst überschlagen sich die politischen Ereignisse. Am Nachmittag lesen wir: Der Bundespräsident lädt Noch-Kanzler Scholz und CDU-Chef Merz ins Schloss Bellevue ein. Es ist klar: Verfassungskrise. Noch während Merz bei uns auf der Bühne sitzt, zitierte ihn die BILD: „Ich weiß schon seit einer Stunde nicht mehr, ob diese Regierung noch im Amt ist“. Wenig später zerbrach die Ampel-Koalition. Für alle Anwesenden spürbar: Hier passiert Zeitgeschichte – und wir sind mittendrin.

Es müssen natürlich nicht immer politische Umbrüche dieses Ausmaßes sein. Aber das Beispiel zeigt, was das Format leisten kann: Town Hall + Startup-Szene + politische Entscheidungsträger = Austausch, den es braucht, um gemeinsam etwas zu bewegen.

Oder anders gesagt: Gute politische Events entstehen nicht zufällig. Sie sind das Ergebnis präziser Planung, guter politischer Kontakte, Erfahrung, trittsicherer Moderation und Teamarbeit. Da können wir nur sagen: Danke Catharina und bis zum nächsten Town Hall Meeting!